10 consejos para ser un buen asistente administrativo

Como asistente personal o administrativo, el tuyo es uno de los componentes más importantes (e infravalorados) de una operación de éxito. He aquí 10 maneras de ser un gran asistente administrativo y de hacerse notar por todo el increíble y crucial trabajo que realiza.

1. Demostrar la competencia básica

Esto cubre lo básico. Deberías ser sólido en todo, desde las habilidades básicas de oficina y organización, el software necesario, todos los programas de procesamiento de textos, la creación y gestión de bases de datos, las habilidades de comunicación, el trato telefónico, la ortografía, la gramática, la puntuación, la programación, las nóminas, la elaboración de presupuestos, la generación de informes, la contabilidad básica, el pedido de suministros, etc., etc.

Piensa en esto como tu mínimo absoluto en cuanto a habilidades y experiencia, y luego construye sobre ello, en lugar de pensar en ello como una lista de verificación rudimentaria. Es necesario marcar todas estas casillas, y bien, antes de que puedas sentirte cómodo diciendo que eres bueno en tu trabajo. Luego, construye sobre ellas y mejóralas aún más y hazte más competente.

2. Comunicar

Esta es una habilidad absolutamente clave y crucial para los asistentes. No te limites a ser bueno, sino a ser excelente. Ahí es donde hay que poner el listón. Tanto si hablas por teléfono con los clientes como con el jefe de tu jefe, sé simpático, encantador y preciso. Sonríe, incluso cuando no lo sientas, y aunque nadie te vea. Lo notarán en tu comportamiento y puede marcar la diferencia. Sea un placer hablar con él por teléfono y en persona. Sé alguien a quien la gente se sienta aliviada de acudir cuando tenga un problema que necesite solución.

3. Ponga los puntos sobre las íes

La organización y la atención al detalle son dos habilidades que probablemente ya figuren en su currículum, y en el de todos los demás. Debes convertirlas en las piedras angulares de toda tu perspectiva laboral. Presta atención. Sea meticuloso. Encuentre un sistema que sea eficiente, basado en el sentido común, y que funcione para usted. Sé la máquina mejor engrasada posible. Cuando hayas alcanzado la eficiencia óptima, intenta mejorarla aún más.

4. Gestiona tu tiempo

Otra habilidad que a todo el mundo le gusta pregonar en sus currículos. Pero debes ser absolutamente dueño de ésta. La mitad de las veces no sólo estarás gestionando tu tiempo, sino el de tu jefe. O el de la empresa. Tendrás que gestionar todo esto al mismo tiempo que te gestionas a ti mismo y a tus proyectos y plazos. Conviértete en un maestro de los malabares. Sabe cuándo puedes añadir otro tronco al fuego y cuándo tienes que delegar o declinar.

5. Conozca su sector

No basta con conocer su oficina por dentro y por fuera. Si no piensas más allá de tu espacio de trabajo inmediato y de tu empresa, sólo vas a ser un asistente administrativo. Hay muchas cosas específicas del sector que puedes aprender en el trabajo. Sólo tienes que asegurarte de que aprendes rápido.

Presta atención. Haz preguntas. Ponte al día en tu tiempo libre. Después de la segunda semana, deberías ser tú quien responda a las preguntas. Al cabo de otras semanas, será lo suficientemente bueno como para ser un recurso para su jefe, y no al revés.

6. Poner a punto las herramientas

Dependiendo de lo que contenga tu caja de herramientas particular, aprenderás muy rápidamente lo que necesitas saber. Ya sea Quicken o Excel, haz un curso de formación, adquiere habilidades de ninja jedi que te conviertan en un mago de esa herramienta. Llegará un momento en el que tu caudal de conocimientos extra te salve el día.

7. Sé un profesional consumado

No te limites a vestirte bien para el trabajo y ser profesional. Vístete de forma coherente y perfecta para lo que haces y con quién trabajas. Ten un buen aspecto: cuanto más profesional te veas, más respeto te ganarás sin tener que hacer mucho. Y mantén tu compromiso de ser un profesional. Esta reputación de fiabilidad y respetabilidad sólo le ayudará a avanzar.

8. Sea digno de confianza

Tanto si tienes que lidiar con la política de la oficina, como si tienes que mediar en las preocupaciones de los compañeros de trabajo o simplemente escuchas a la gente expresar sus problemas, sé una bóveda. No hables mal de nadie a sus espaldas. Gánate la confianza de la gente. Mantén la integridad y la dignidad. Y maneja siempre los documentos, asuntos y conversaciones confidenciales con el máximo tacto. Sé una bóveda. La confianza de tus compañeros y superiores es algo muy valioso.

9. Cultiva el buen juicio

Utiliza todas las habilidades de tu clase de filosofía de la licenciatura. Afina tu razón y tu capacidad de pensamiento crítico. Aprenda a pensar en los problemas, a anticiparse a las complicaciones y a las necesidades. Sé hábil para saber cómo delegar y a quién pedir ayuda. Y aprende a hacerlo sin muchas indicaciones desde arriba. Tu jefe te agradecerá que apagues muchos fuegos por tu cuenta.

10. Sé un jugador de equipo

Esto suena cursi, pero es realmente imprescindible. Participa cuando puedas. Haz el trabajo que todos los demás están tirando como una patata caliente. Y hazlo con una sonrisa. Tendrás un montón de favores que podrás pedir en caso de necesidad. Además, impresionarás a tu jefe con tu iniciativa. Intenta no pronunciar nunca las palabras “pero ese no es mi trabajo”.

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